Een evenement is voorbij. De laatste bezoekers zijn naar huis, de spullen worden opgeruimd en een paar dagen later worden de foto’s geleverd. Vaak verschijnt er nog een bedankbericht op social media, misschien gevolgd door een album met een selectie of een paar foto’s die bezoekers en partners delen.
En daarna wordt het stil. Ergens vind ik dat zonde. Niet omdat iedere foto die ik maak per se gepubliceerd moet worden, maar omdat een organisator al heeft geïnvesteerd in professionele fotografie. Als een groot deel van die beelden vervolgens ongebruikt op een harde schijf blijft staan, blijft ook een deel van de waarde van die investering liggen.
Goede eventfoto’s zijn namelijk niet alleen een herinnering aan wat geweest is.
Ze kunnen ook helpen bij wat hierna komt.
De waarde van eventfotografie stopt niet na het evenement
Tijdens een evenement gebeurt er veel tegelijk. Bezoekers ontmoeten elkaar, artiesten of sprekers staan op het podium, producten worden gepresenteerd, medewerkers zijn aan het werk en ergens tussendoor ontstaan allerlei kleine momenten die samen bepalen hoe zo’n dag of weekend voelde.
Een goede fotoreportage legt daar verschillende kanten van vast.
Een deel van die beelden is heel actueel. Een foto van een specifiek programmaonderdeel of een winnaar hoort bij dat moment. Andere foto’s hebben een veel langere levensduur.
Een volle locatie. Mensen die zichtbaar genieten. Een goed gesprek. Een glas dat wordt ingeschonken. Medewerkers aan het werk. Een overzicht waarop de sfeer van het evenement direct duidelijk wordt.
Dat soort beelden vertelt niet alleen wat er op die ene dag gebeurde. Ze laten zien wat voor evenement je organiseert en hoe het voelt om erbij te zijn.
Ik schreef eerder al over waarom eventfotografie al tijdens het evenement waarde kan hebben. Maar aan de andere kant van het evenement valt minstens zoveel te winnen.
Je hebt al in de beelden geïnvesteerd
Misschien kijk ik daar iets bedrijfsmatiger naar dan de gemiddelde fotograaf, maar als je eenmaal hebt geïnvesteerd in goede beelden vind ik het zonde wanneer een groot deel daarvan na één bericht op een harde schijf verdwijnt.
De fotograaf is inmiddels geweest. De reportage is gemaakt en ook de selectie en nabewerking zijn gedaan. Inmiddels staan de beelden op je harde schijf.
De grootste investering is dus al gedaan. Een foto een paar maanden later opnieuw gebruiken kost nauwelijks iets extra’s, terwijl datzelfde beeld opnieuw waarde kan hebben. Dat betekent niet dat je maandenlang dezelfde foto op Instagram moet zetten; het gaat er vooral om dat je weet welke beelden je hebt en waarvoor je ze later opnieuw kunt inzetten.
Want een foto die na het evenement wordt gebruikt voor een bedankbericht kan misschien een half jaar later ook uitstekend werken bij de aankondiging van een nieuwe editie.
En een sterk sfeerbeeld kan soms nog veel langer mee.
Niet iedere eventfoto heeft dezelfde levensduur
Niet alle beelden uit een eventreportage zijn even lang bruikbaar. Sommige foto’s zijn sterk omdat ze heel specifiek over dat ene moment gaan, zoals een artiest op het podium, een prijsuitreiking of een sponsoractivatie. Andere beelden zijn veel minder tijdgebonden. Een enthousiast publiek, goed gesprek of sfeervol beeld van eten en drinken kan bij een volgende editie nog steeds precies laten zien wat je wilt laten zien.
En sommige foto’s zijn nauwelijks aan een specifieke editie gekoppeld. Ze laten vooral zien waar je evenement voor staat.
Juist die verschillende levensduren maken een complete reportage waardevol.
Je hebt niet alleen beelden van wat er gebeurde, maar idealiter ook beelden die later nog kunnen vertellen waarom iemand erbij zou willen zijn.
De volgende editie begint met beelden van de vorige
Na een evenement is de volgende editie waarschijnlijk nog ver weg. Totdat dat ineens niet meer zo is.
De datum wordt bekendgemaakt, de website krijgt een update en de eerste namen of activiteiten verschijnen online. Tickets gaan in de verkoop en de organisatie benadert partners en sponsors.
En opeens heb je weer beeld nodig.
Gelukkig heb je dat al. De beste manier om iemand te laten zien waarom die volgend jaar naar je evenement moet komen, is vaak om te laten zien wat diegene dit jaar heeft gemist.
Een sterk sfeerbeeld kan op een ticketpagina terechtkomen. Foto’s van bezoekers kunnen worden gebruikt op social media. Beelden van een volle locatie kunnen helpen bij de promotie van de volgende editie. Foto’s waarop partners of sponsoruitingen goed zichtbaar zijn kunnen weer een heel andere functie krijgen.
De foto’s van dit jaar zijn daarmee ook grondstof voor de communicatie van volgend jaar.
Een mooi voorbeeld daarvan zie ik bij Beer Geeks Beat ALS, een evenement waarvoor ik belangeloos een fotoreportage maakte. De beelden zijn niet alleen direct rond het evenement gebruikt, maar komen ook daarna regelmatig terug in de communicatie van de organisatie. Precies daardoor blijft zo’n reportage waarde houden: de foto’s verdwijnen niet na afloop in een map, maar worden onderdeel van de communicatie rond het evenement en het goede doel erachter.
Juist doordat de beelden ook na het evenement blijven terugkomen, haalt de organisatie veel meer uit de reportage dan alleen een registratie van die ene dag.
Denk vóór het evenement al aan daarna
Daarom kan het helpen om vóór een evenement al één simpele vraag te stellen:
Welke beelden hebben we straks nodig om de volgende editie te verkopen?
Dat klinkt misschien alsof je alweer met volgend jaar bezig moet zijn terwijl de huidige editie nog niet eens begonnen is.Toch hoeft dat helemaal niet ingewikkeld te zijn.
Misschien weet je dat je later goede beelden nodig hebt van de locatie. Of juist van bezoekers die met elkaar in gesprek zijn, van eten en drinken, vrijwilligers, bepaalde activiteiten, sponsors of onderdelen van het programma.
Als dat vooraf duidelijk is, kan een fotograaf daar tijdens het evenement rekening mee houden.Natuurlijk moet er ruimte blijven voor wat spontaan ontstaat. Sterker nog, juist tijdens evenementen ontstaan vaak de beelden die je vooraf nooit op een lijst had kunnen zetten.Maar een fotograaf die weet waarvoor de beelden uiteindelijk gebruikt moeten worden, kan daar wel bewust naar zoeken.
Dat is voor mij ook onderdeel van Events & Festivals: niet alleen registreren wat er gebeurt, maar proberen een serie te maken waar je als organisator daadwerkelijk iets mee kunt.
Een evenement kan ook je beeldbank aanvullen
Een eventreportage hoeft bovendien niet alleen beelden op te leveren die over het evenement zelf gaan.
Tijdens zo’n dag zijn vaak precies de mensen, producten en situaties bij elkaar die ook breder interessant zijn voor een organisatie.
Medewerkers zijn aan het werk. Klanten of bezoekers gebruiken een product. Mensen ontmoeten elkaar. Een locatie is aangekleed en er gebeurt daadwerkelijk iets. Dat zijn omstandigheden die je op een gewone dinsdagmiddag misschien met veel moeite zou moeten organiseren.
Daardoor kan een eventreportage ongemerkt ook een waardevolle aanvulling worden op de beeldbank van een organisatie.
Foto’s die oorspronkelijk tijdens een evenement zijn gemaakt, kunnen later bijvoorbeeld ook op een algemene websitepagina, in een presentatie, nieuwsbrief of publicatie terechtkomen.
Zo groeit een verzameling bruikbaar beeld vanzelf mee met wat een organisatie doet.
Meer over die gedachte lees je in Een beeldbank bouw je niet in één middag.
Meer gebruiken betekent niet alles gebruiken
Dat je meer rendement uit je eventfoto’s kunt halen, betekent natuurlijk niet dat iedere geleverde foto de komende drie jaar op iedere denkbare plek moet verschijnen.
Niet ieder beeld hoeft opnieuw gebruikt te worden. Sterker nog, een goede selectie blijft belangrijk.
Het kan daarom slim zijn om na oplevering niet alleen te kijken naar de foto’s die je nu wilt plaatsen, maar ook alvast naar beelden die later interessant kunnen zijn. Welke foto’s zijn geschikt voor een terugblik? Welke laten vooral de algemene sfeer zien? Welke zou je kunnen gebruiken voor de volgende editie? Welke beelden zijn interessant voor partners of sponsors? En welke foto’s zijn zo algemeen dat ze ook buiten de communicatie rond het evenement bruikbaar zijn?
Je hoeft daar geen ingewikkeld systeem voor op te tuigen. Een paar mappen of selecties kan al genoeg zijn.
Het belangrijkste is dat je voorkomt dat een complete reportage na het eerste bedankbericht verdwijnt in een map die pas vlak voor de volgende editie weer wordt geopend.
Laat je foto’s voor je werken
Een evenement organiseren kost genoeg tijd, energie en geld.
Professionele fotografie is daar één investering binnen.
Gebruik die beelden daarom niet alleen om te laten zien wat er gisteren gebeurde.
Gebruik ze ook om te vertellen waar je evenement voor staat, nieuwe bezoekers enthousiast te maken en de volgende editie sterker te beginnen.
Sommige foto’s zijn misschien maar een paar dagen relevant.
Andere kunnen maanden of zelfs langer voor je blijven werken.
De foto’s zijn er tenslotte al.
Laat ze dan ook voor je werken.
Beeld nodig dat langer meegaat dan het evenement zelf?
Bij mijn eventfotografie kijk ik niet alleen naar wat er op de dag gebeurt, maar ook naar beelden die je daarna kunt blijven gebruiken.
